Vedtekter Norsk spesialistforening i pedodonti

Foreningens navn er Norsk spesialistforening i pedodonti (NSP).

Internasjonalt benevnes foreningen Norwegian Society for Paediatric Dentists (NSP).

Foreningen er et eget organ i Den norske tannlegeforening (NTF), jf. NTFs vedtekter § 17.

Spesialistforeningen skal ivareta sine medlemmers interesser i tråd med NTFs formål. Ut over dette er foreningens formål å ivareta spesialister i pedodontis faglige, sosiale og økonomiske interesser.

Foreningen skal arbeide for pedodontiens utvikling.

Alle medlemmer må stille seg bak foreningens formål.

Foreningens organisasjonsnummer er: 913181549

Medlemmer av spesialistforeningen plikter å rette seg etter NTFs og spesialistforeningens vedtekter, NTFs etiske regler, NTFs regler for obligatorisk etterutdanning og NTFs klagenemndsregler.

Medlemmer av spesialistforeningen plikter på forespørsel å svare på spørsmål som angår sitt forhold til NTF.

Spesialistforeningen har følgende medlemskategorier:

5.1 Ordinære medlemmer
Som ordinære medlemmer opptas ordinære medlemmer av NTF som er godkjente spesialister i pedodonti.

Ordinære medlemmer har stemmerett, talerett og forslagsrett i foreningsanliggender og er valgbare til styret i foreningen.

Ordinære medlemmer har rett til å sette frem forslag til NTFs representantskap og forlange dem satt under avstemning og meddelt til representantskapet som beskrevet i NTFs vedtekter § 21-2.

Ordinære medlemmer kan også oppnevnes av styret til å representere foreningen i eksterne sammenhenger.

5.2 Assosierte medlemmer
Som assosierte medlemmer kan etter skriftlig søknad til spesialistforeningens styre opptas kandidater under spesialistutdanning i pedodonti, spesialister i pedodonti som ikke er MNTF og pensjonerte spesialister i pedodonti. Assosiert medlemskap for spesialistkandidater er begrenset til 5 år.

Assosierte medlemmer har talerett og forslagsrett, men ikke stemmerett og er heller ikke valgbare til styret i foreningen. Assosierte medlemmer har ikke rett til å sette frem forslag til NTFs representantskap og forlange dem satt under avstemning og meddelt representantskapet som beskrevet i NTFs vedtekter § 19-2.

Assosierte medlemmer under spesialistutdanning og som er medlem i NTF bør være representert i NSPs interne utvalg og komiteer som behandler saker av særlig interesse for disse.

5.3 Æresmedlemmer
Som æresmedlemmer kan utnevnes personer som har gjort seg særlig fortjent innen faget pedodonti, og som foreningen vil vise særskilt heder.

Forslag til æresmedlemmer sendes styret for avgjørelse. Valget refereres på første generalforsamling.

Æresmedlemmer har samme rettigheter som assosierte medlemmer.

Dersom æresmedlemmet tidligere har vært ordinært medlem, og fremdeles oppfyller vilkårene for ordinært medlemskap, beholdes ordinære medlemsrettigheter.

Medlemskontingenten fastsettes av generalforsamlingen.

Kontingent settes likt for alle medlemmer med mindre generalforsamlingen vedtar annet.

Æresmedlemmer betaler ikke kontingent.

7.1 Innmelding
Enhver som ønsker å bli medlem av foreningen må sende skriftlig søknad til foreningens styre om dette. Medlemskap gjelder fra innmeldingsdato. Æresmedlemskap gjelder fra førstkommende årsskifte.

7.2 Utmelding
Utmelding av foreningen skjer skriftlig til foreningens styre.

Går et ordinært medlem av NTF over til å bli passivt medlem bortfaller retten til å være medlem i spesialistforeningen. Medlemmet kan etter søknad til foreningens styre overføres til kategorien «assosierte medlemmer».

Medlemmer og assosierte medlemmer som ikke har betalt kontingent for de to siste år kan av styret strykes som medlem spesialistforeningen. Strykning kan tidligst skje en måned etter at vedkommende er varslet skriftlig om dette.

Spesialistforeningen har følgende organer og tillitsverv:

1. Generalforsamling
   
2. Styre
   
3. Ett medlem som skal revidere årsregnskapet før det forelegges styret til godkjennelse
   
4. Valgkomité

10.1 Generalforsamlingens rolle og beslutningsmyndighet
Generalforsamlingen er foreningens høyeste organ. Generalforsamlingen er beslutningsdyktig når den er lovlig innkalt. Medlemmene kan ikke gi andre medlemmer fullmakt til å stemme på sine vegne ved uteblivelse. Det bør legges til rette for digital deltakelse på alle generalforsamlinger.

10.2 Generalforsamlingens oppgaver
Generalforsamlingen har følgende oppgaver.

1. Gjennomgå styrets signerte årsberetning
   
2. Kommentere foreningens styregodkjente og signerte årsregnskap med noter
   
3. Fastsette medlemskontingent for kommende år
   
4. Godkjenne styrets budsjettforslag for kommende budsjettperiode.
   
5. Velge
   • Styret
   • Medlem som skal revidere årsregnskapet
   • Valgkomité
   
6. Behandle andre saker som fremgår av dagsorden.
   
7. Behandle representantskapssaker tilsendt fra NTFs hovedstyre, dersom disse ikke gjennomgås i et eget medlemsmøte eller på annen måte.

10.3 Innkalling og gjennomføring av generalforsamlingen

1. Tidspunkt for generalforsamlingen
   Ordinær generalforsamling avholdes hvert år, vanligvis om høsten, innen utgangen av november.
   
   
2. Innkalling til generalforsamling, innmelding av saker og utsending av sakslister
   
   Ethvert medlem av foreningen kan legge frem saker for behandling på generalforsamlingen.
   
   Forslag som reises av et eller flere medlemmer må være oversendt styret senest tre måneder før generalforsamling. Styret skal forberede og gi sin innstilling i alle saker som skal behandles på generalforsamlingen. Styret innkaller til generalforsamling. Møteinnkalling, dagsorden og skriftlige forslag til generalforsamlingen skal være medlemmene i hende senest en måned før generalforsamlingen.
   
   Følgende skal være vedlagt møteinnkallingen:
   1. Dagsorden
   2. Referat fra forrige generalforsamling
   3. Styrets signerte årsberetning
   4. Styregodkjent og signert regnskap for foregående år
   5. Budsjettforslag med forslag til kontingent for kommende budsjettperiode
   6. Beskrivelse av generalforsamlingssakene med styrets innstilling
   7. Innkomne forslag på kandidater til ulike tillitsverv, samt valgkomiteens innstilling
   8. Forslag til æresmedlemmer
   
   
3. Møteledelse og referat
   Møteleder velges på generalforsamlingsmøtet.
   
   Det skal skrives referat fra generalforsamlingen. Ved møtets åpning utpeker møteleder referent etter forslag fra møtedeltakerne.
   
   Referatet skal underskrives av to medlemmer som generalforsamlingen velger, i tillegg til referenten.
   
   Referatet gjøres tilgjengelig for spesialistforeningens medlemmer snarest mulig etter generalforsamlingen og fremlegges også til orientering på neste års generalforsamling.
   
   
4. Valg og stemmegivning
   Alle avstemninger gjøres med alminnelig flertall når ikke annet er bestemt i vedtektene.
   
   Valg og avstemninger skal skje skriftlig bare dersom 1/3 av de stemmeberettigete krever det, med mindre annet er bestemt i vedtektene.
   
   Dersom ikke annet er bestemt skal valg av tillitsvalgte foretas de år det avholdes representantskap. Valget gjelder for to år og gjelder fra førstkommende årsskifte, med mindre uttrykkelige unntak er gjort i vedtektene.

Ekstraordinær generalforsamling innkalles når

• styret krever det, eller
  
• et flertall av foreningens medlemmer krever det. Kravet må skriftlig begrunnes og dagsorden må angis.

Innkalling til møtet må sendes ut med minst 2 ukers varsel, vedlagt dagsorden og saksdokumenter.

En ekstraordinær generalforsamling kan bare behandle saker som er oppført på dagsorden ved innkalling.

Enhver lovlig innkalt ekstraordinær generalforsamling er beslutningsdyktig.

12.1 Fremleggelse av representantskapssakene for medlemmene
Spesialistforeningsstyret skal legge frem sakene som er satt på sakslisten til representantskapet for medlemmene, fortrinnsvis i et medlemsmøte.

12.2 Endringsforslag til eksisterende saker på dagsorden
Under gjennomgangen av saker som er satt på sakslisten til representantskapet, har spesialistforeningens ordinære medlemmer rett til å fremsette endringsforslag og forlange det satt under avstemning. Forslagsstiller kan også kreve at endringsforslaget og stemmetallene meddeles representantskapet ved dets ordfører, før saken behandles i representantskapsmøtet

12.3 Spesialistforeningens representanter til representantskapet
På møtet der sakene til det ordinære representantskapsmøte drøftes, skal det styremedlem som skal være leders stedfortreder på representantskapsmøtet utpekes.

Spesialistforeningens leder, eller et annet styremedlem som dennes stedfortreder, skal møte fra sin spesialistforening.

Er leder forhindret fra å møte på representantskapet, møter stedfortreder i dennes sted.

Dersom både leder og dennes stedfortreder er hindret fra å møte, kan styret velge hvilket styremedlem som møter i dennes sted. Skriftlig melding om dette må sendes til NTFs sekretariat.

12.4 Fritt mandat og plikt til å avgi beretning
Spesialistforeningen kan ikke gi representanten bundet mandat. En gruppe representanter fra foreningen kan heller ikke med flertallsvedtak binde den enkelte representant i dennes stemmegivning.

Representanten kan imidlertid bli pålagt å fremlegge for representantskapet resultatet fra en avstemning i spesialistforeningen.

Representanten plikter, etter anmodning, å avgi beretning for spesialistforeningen fra representantskapsmøtet, derunder om det standpunkt de har tatt i den enkelte sak.

13.1 Styrets oppgaver
Styret har følgende oppgaver:

1. Lede og ha det økonomiske ansvar for foreningens virksomhet.
   
2. Representere foreningens medlemmer overfor NTF sentralt.
   
3. Sørge for at opplysninger om styremedlemmer og annen informasjon om foreningen er oppdatert i Enhetsregisteret og at det er foretatt pliktig registrering i eventuelle andre offentlige registre.
   
4. Å kjenne til og rette seg etter rutiner for behandling av personopplysninger i spesialistforeningen.
   
5. Holde foreningens medlemsregister oppdatert.
   
6. Gjennomføre vedtak som er fattet på generalforsamlingen.
   
7. Uttale seg om bestemte saker innen fastsatte frister, når hovedstyret ber om det.
   
8. Holde NTF sentralt underrettet om aktiviteter som kan ha betydning for NTFs virksomhet sentralt, og generelt bidra til løpende dialog med NTF sentralt.
   
9. Godkjenne og signere spesialistforeningens reviderte årsregnskap med noter og årsberetning.
   
10. Utarbeide forslag til spesialistforeningens budsjett og kontingent for kommende budsjettperiode.
    
11. Behandle innkomne saker fra medlemmer i spesialistforeningen.
    
12. Innkalle til generalforsamling og forberede og gi sin innstilling i de saker som skal behandles på generalforsamlingen.
    
13. I god tid kunngjøre frist for når medlemmene overfor valgkomitéen kan fremme forslag på kandidater til ulike verv som skal velges av generalforsamlingen.
    
14. Avgi årsberetning om sin virksomhet, og legge frem revidert, godkjent og signert regnskap samt forslag til budsjett for kommende budsjettperiode for generalforsamlingen.
    
15. Legge til rette for løpende dialog og informasjonsutveksling med NTFs fag- og etterutdanningsutvalg i forbindelse med utviklingen av NTFs kurstilbud
    
16. Arrangere minst ett medlemsmøte per år. Innkalling til møtene med program skal sendes ut minst 4 uker i forkant. Møtene ledes av spesialistforeningsleder. Det skal føres referat fra møtene og en av møtedeltakerne skal utpekes av spesialistforeningsleder til å være referent.
    
17. Bistå Norsk forening for pedodonti (NFP) i utarbeidelse av fagprogram på medlemsmøter arrangert av NFP.
    
18. Melde fra til NTFs sekretariat om resultatet av alle valg og utnevnelser i spesialistforeningen.
    
19. Oversende til NTFs sekretariat eventuelle forslag fra spesialistforeningens styre til saker som ønskes behandlet av representantskapet.
    
20. Fremlegge for medlemmene de saker som skal behandles av representantskapet, fortrinnsvis i møte, og sørge for valg av styrerepresentant som skal være leders stedfortreder på representantskapsmøtet.
    
21. Utnevne æresmedlemmer.

Leder innkaller til og leder foreningens møter, og utarbeider sammen med styret det faglige programmet for eventuelle medlemsmøter. Leder representerer spesialistforeningen utad og signerer skriftlig kommunikasjon (digital og fysisk).

Nestleder er stedfortreder for leder.

Nestleder/sekretær er ansvarlig for utsendelse av møteinnkallinger med program, og fører referat fra styremøter og medlemsmøter.

Sekretær er ansvarlig for å arkivere referater fra styre- og medlemsmøter, foreningens korrespondanse eksternt og med NTF sentralt samt foreningens reviderte og styregodkjente regnskap.

Kasserer har ansvar for at foreningens løpende regnskap blir ført. Ved bruk av ekstern regnskapsfører er kasserer ansvarlig for løpende å oversende alle bilag for regnskapsåret til regnskapsfører. Kasserer skal også innkreve alle foreningens fordringer, herunder medlemskontingent og kursavgifter, og betale fakturaer signert av ansvarlig bestiller. Kasserer skal utarbeide budsjett- og kontingentforslag for kommende budsjettperiode og sørge for at revidert, styregodkjent og signert årsregnskap forelegges for generalforsamlingen og oversendes til orientering til NTF sentralt.

Kasserer skal også holde foreningens medlemslister oppdatert.

13.2 Styrets sammensetning og valg
Foreningen ledes av et styre på fem medlemmer.

Styret består av leder, nestleder, sekretær, kasserer og ett styremedlem.
Dersom et styremedlem trer ut av styret før en valgperiode er avsluttet, blir denne ikke erstattet før neste generalforsamling.

Styremedlemmene velges på generalforsamlingen av foreningens ordinære medlemmer for to år av gangen, med mulighet for gjenvalg. Kun ordinære medlemmer kan velges inn i styret.

Valg av leder skjer separat og kan foregå skriftlig hvis 1/3 eller mer av de stemmeberettigede krever det.

13.3 Styrets arbeid og beslutningsmyndighet
Styret bør tilstrebe å være fulltallig ved sine møter, men er beslutningsdyktig når minst 3 av styremedlemmene er til stede.

Styrets beslutninger treffes ved alminnelig flertall med mindre annet fremgår av vedtektene.
Det skal føres referat fra styremøtene.

13.4 Habilitetsregler
For styrets medlemmer gjelder habilitetsreglene i forvaltningsloven § 6 tilsvarende, så langt de passer.

Slektskap til en av partene i en sak eller andre særegne forhold som gjør at tilliten til styrets avgjørelse svekkes, kan medføre inhabilitet. Ved vurderingen av om det foreligger andre særegne forhold skal det legges vekt på om avgjørelsen kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for vedkommende styremedlem eller noen som han/hun har nær personlig tilknytning til.

Et medlem av styret kan også selv anmode om å få fratre hvis vedkommende mener seg inhabil. Hvis et medlem fratrer, trer et varamedlem inn i vedkommende medlems sted.

13.5 Regnskap
Kasserer har ansvar for at foreningens regnskap blir ført.

Regnskapsåret følger kalenderåret.

Regnskapet skal gjennomgås av minst ett medlem av foreningen som er valgt til å revidere regnskapet (revisor). Revisor(ene) velges av generalforsamlingen for to år av gangen.

Revidert regnskap skal styrebehandles senest innen utgangen av mai påfølgende år. Styregodkjent årsregnskap forelegges generalforsamlingen til orientering og gjennomgang.

13.6 Signaturrett
Spesialistforeningsleder og et annet styremedlem kan i fellesskap forplikte spesialistforeningen ved sine underskrifter. Styret bestemmer hvilke styremedlemmer som skal ha prokura.

14.1 Valgkomiteens sammensetning og valg
Valgkomiteen består av to medlemmer. Valgkomiteens medlemmer kan ikke samtidig inneha andre verv i foreningens organer som velges av generalforsamlingen.

Ethvert medlem i spesialistforeningen kan foreslå medlemmer til valgkomiteen. Forslagene sendes til styret som skal forelegge dem for generalforsamlingen. Dersom det ikke innkommer forslag på tilstrekkelig antall kandidater er styret forpliktet til å fremsette ytterlige forslag på medlemmer til valgkomiteen.

Valgkomiteens medlemmer velges for to år fra førstkommende årsskifte.

14.2 Valgkomiteens arbeid og oppgaver
Valgkomiteen skal avgi innstilling til generalforsamlingen på kandidater til alle valg som ifølge vedtektene skal velges av generalforsamlingen.

Ethvert medlem kan overfor valgkomitéen fremme forslag på styremedlemmer innen en på forhånd fastsatt frist. Spesialistforeningens styre skal i god tid kunngjøre fristen for medlemmene.

Valgkomiteens innstilling skal være begrunnet, og inneholde navn på, og relevante opplysninger om, de kandidater som er innstilt. Innstilte kandidater skal være forespurt og ha akseptert sitt kandidatur. Med innstillingen skal det følger en oversikt over alle innkomne forslag til kandidater i ulike verv.

Valgkomiteens innstilling skal forelegges for styret senest 5 uker før generalforsamlingen, slik at den kan kunngjøres for medlemmene sammen med generalforsamlingssakene.

Valgkomiteen er beslutningsdyktig når begge medlemmer er til stede.

Det skal føres referat fra valgkomiteens møter.

I saker som ikke dekkes av foreningens vedtekter skal NTFs vedtekter gjelde.

Forslag til endring av vedtektene skal behandles av generalforsamlingen. Forslaget må forelegges styret senest to måneder før generalforsamlingen.

Styret skal sette forslaget til vedtektsendring på dagsorden til generalforsamlingen vedlagt sin innstilling i saken. Vedtektsendringer trer i kraft umiddelbart, med mindre generalforsamlingen beslutter et annet ikrafttredelsestidspunkt.

Vedtektsendringer krever 2/3 flertall i generalforsamlingen.

Vedtektsendringer skal fremlegges for NTFs hovedstyre, jf. NTFs vedtekter §19-2.

Oppløsning av foreningen kan vedtas med 2/3 flertall av de tilstedeværende på generalforsamlingen.

Forslag om oppløsning av foreningen sendes styret senest to måneder før generalforsamlingen. Styret skal sende forslaget og sin innstilling ut til medlemmene sammen med innkalling til generalforsamling.

Ved eventuell oppløsning skal foreningens midler anvendes til å fremme forskning innen pedodonti i henhold til beslutning fattet på siste generalforsamling.

Beslutningen må stadfestes på en ekstraordinær generalforsamling tidligst en måned etter at beslutningen er fattet. Stadfestelsen må også skje med 2/3 flertall.