Vedtekter kjeveortopedisk forening

Foreningens navn er Norsk kjeveortopedisk forening (NKF).

Internasjonalt benevnes foreningen: Norwegian Association of Orthodontists.

Foreningen er et eget organ i Den norske tannlegeforening (NTF), jf. NTFs vedtekter § 17.

Norsk Kjeveortopedisk Forening (NKF) er en spesialistforening i henhold til § 19 i NTFs vedtekter. Den har til formål å ivareta faglige, sosiale og økonomiske interesser for sine medlemmer, å fremme det kollegiale samarbeidet, samt å virke for kjeveortopediens utvikling og fremgang.

Foreningens organisasjonsnummer er 975 698 211

Medlemmer av spesialistforeningen plikter å rette seg etter NTFs og spesialistforeningens vedtekter, NTFs etiske regler, NTFs regler for obligatorisk etterutdanning og NTFs klagenemndsregler.
Medlemmer av spesialistforeningen plikter på forespørsel å svare på spørsmål som angår deres forhold til NTF.

Spesialistforeningen har følgende medlemskategorier:

5.1 Ordinære medlemmer
Som ordinære medlemmer av spesialistforeningen opptas ordinære medlemmer av NTF som er godkjente spesialister i kjeveortopedi.

Ordinære medlemmer har stemmerett, forslagsrett og talerett i foreningsanliggender og er valgbare til spesialistforeningens styre.

Ordinære medlemmer har rett til å sette frem forslag til NTFs representantskap og forlange det satt under avstemning og meddelt til representantskapet, jf. NTFs vedtekter § 21-2.

5.2 Assosierte medlemmer
Som assosierte medlemmer kan opptas:

1. Aspirantmedlem
   Som aspirantmedlemmer opptas medlemmer som er under spesialistutdanning i kjeveortopedi.
   
2. Pensjonistmedlem
   Som pensjonistmedlemmer av spesialistforeningen opptas pensjonistmedlemmer av NTF som er godkjente spesialister i kjeveortopedi.
   
3. Innbudt medlem
   Som innbudt medlem kan opptas personer med faglig tilknytning til spesialiteten. Forslag til innbudt medlemskap forelegges styret skriftlig senest en måned før årets generalforsamling, og krever alminnelig flertall av denne for å bli godkjent.
   
4. Gjestemedlem
   Kjeveortopeder uten norsk autorisasjon kan opptas som gjestemedlemmer etter søknad til styret.
   Assosierte medlemmer har adgang til spesialistforeningens møter og kurs. De har ikke stemmerett i spesialistforeningsanliggender og er ikke valgbare til styret.

5.3 Æresmedlemmer
Som æresmedlem kan utnevnes en person som foreningen ønsker å hedre for innsats til foreningens beste på faglige eller andre områder.

Forslag om æresmedlemskap må fremmes skriftlig til styret senest tre måneder før årets generalforsamling. Det er styret som innstiller æresmedlemmer og innstillingen legges fram for generalforsamlingen og krever 2/3 flertall av denne for å bli godkjent.

Bare æresmedlemmer som oppfyller vilkårene for å bli ordinært medlem av spesialistforeningen har stemmerett i foreningsanliggende og er valgbare til verv i foreningen, jf. NTFs vedtekter § 40-5.

Årskontingenten fastsettes av generalforsamlingen og betales av alle ordinære medlemmer og gjestemedlemmer.

Æresmedlemmer, innbudte medlemmer, pensjonistmedlemmer og aspirantmedlemmer er fritatt for kontingent. Videre kan styret frita et medlem for kontingent for ett år om gangen når sykdom eller annen særlig grunn foreligger.

7.1 Innmelding
Enhver som ønsker å bli medlem av spesialistforeningen må sende skriftlig søknad til foreningens styre om dette.

Medlemskapet gjelder fra innmeldingsdato. Æresmedlemskap og gjestemedlemskap gjelder fra dato for vedtak om utnevning av æresmedlem eller aksept av invitasjon som gjestemedlem.

7.2 Utmelding
Utmelding fra foreningen skal skje skriftlig overfor det sittende styre.

Går et ordinært medlem av NTF over til å bli pensjonistmedlem, endres automatisk medlemskapet i NKF til assosiert medlemskap, underkategori pensjonistmedlem.

Går et ordinært medlem av NTF over til å bli passivt medlem bortfaller retten til å være ordinært medlem av spesialistforeningen. Medlemmet kan etter søknad til foreningens styre overføres til kategorien assosierte medlemmer.

8.1 Strykning
Unnlater et medlem å betale årets medlemskontingent etter gjentatte purringer, kan foreningens styre treffe vedtak om at vedkommende blir strøket som medlem av spesialistforeningen.

Medlemskapet kan gjenopptas etter søknad, når utestående medlemskontingent er betalt.

8.2 Eksklusjon
Et medlem som ved sin opptreden eller faglige handlemåte finnes uverdig som medlem, kan ekskluderes fra foreningen.

Forslag om eksklusjon fremmes av styret, som ved flertallsbeslutning kan føre saken for generalforsamlingen. Eksklusjon av et medlem krever 4/5 flertall i generalforsamlingen.

Foreningens styre skal vurdere grunnlaget for eksklusjon før saken tas til oversendes til generalforsamlingen til behandling. Før styret beslutter å oversende saken til generalforsamlingen må styret først oversende medlemmet et skriftlig og begrunnet varsel for hvorfor styret vurderer å innstille overfor generalforsamlingen på eksklusjon. Medlemmet skal få mulighet til å komme med et skriftlig tilsvar innen en rimelig frist, og har også mulighet til å redegjøre muntlig for saken i møte med styret dersom vedkommende ønsker det. Gjenopptakelse av et ekskludert medlem kan vedtas av generalforsamlingen og krever 4/5 flertall. Vedtak om eksklusjon oversendes NTFs sekretariat til underretning.

Spesialistforeningen har følgende organer og tillitsverv:

1. Generalforsamling
   
2. Styret
   
3. To medlemmer som skal revidere årsregnskapet før det sendes generalforsamlingen til godkjennelse
   
4. Fire ordinære medlemmer som skal innstilles som medlemmer/varamedlem av NTFs klagenemnd for kjeveortopediske saker
   
5. Valgkomité

10.1 Generalforsamlingens rolle og beslutningsmyndighet
Generalforsamlingen er spesialistforeningens høyeste organ.

Generalforsamlingen er beslutningsdyktig når den er lovlig innkalt. Medlemmene kan gi andre medlemmer fullmakt til å stemme på sine vegne dersom de ikke kan møte selv. Et medlem kan ikke gis fullmakt til å stemme for mer enn ett annet medlem.

10.2 Generalforsamlingens oppgaver
Generalforsamlingen har følgende oppgaver:

1. Gjennomgå styrets signerte årsberetning.
   
2. Kommentere foreningens styregodkjente og signerte årsregnskap med noter.
3. Fastsette medlemskontingent for kommende år.
   
4. Godkjenne styrets budsjettforslag for kommende budsjettperiode.
   
5. Velge
   - Styret
   - To medlemmer som skal revidere årsregnskapet
   - Fire ordinære medlemmer som skal innstilles som medlemmer/ varamedlem av NTFs klagenemnd for kjeveortopediske saker
   - Valgkomité
   
6. Utnevne eventuelle æresmedlemmer.
   
7. Behandle andre saker som fremgår av dagsorden.
   
8. Behandle representantskapssaker tilsendt fra NTFs hovedstyre, dersom disse ikke gjennomgås i et eget medlemsmøte eller på annen måte.

10.3 Innkalling og gjennomføring av generalforsamlingen

1. Tidspunkt for generalforsamling
   Ordinær generalforsamling avholdes hvert år i årets første kvartal.
   
   
2. Innkalling til generalforsamling, innmelding av saker og utsending av saksliste
   Ethvert medlem av spesialistforeningen kan legge frem saker for behandling på generalforsamlingen. Saker som ønskes behandles må være meldt til styret senest to måneder før generalforsamlingen.
   Styret skal skriftlig varsle medlemmene om dato for møtet med påminnelse om fristen for innlevering av saker som ønskes behandlet senest tre måneder før generalforsamlingen.
   Styret skal forberede og gi sin innstilling i alle saker som skal behandles på generalforsamlingen.
   Styret innkaller til generalforsamling. Møteinnkallingen må være sendt medlemmene minst 2 uker før møtet.
   
   Følgende skal være vedlagt møteinnkallingen:
   1. Dagsorden.
   2. Referat fra forrige generalforsamling.
   3. Styrets signerte årsberetning.
   4. Revidert, styregodkjent og signert regnskap for foregående år. 5. Budsjettforslag med forslag til kontingent for kommende budsjettperiode.
   6. Beskrivelse av generalforsamlingssakene med styrets innstilling.
   7. Innkomne forslag på kandidater til ulike tillitsverv, samt valgkomiteens innstilling.
   8. Innkomne forslag til kandidater til NTFs klagenemnd for kjeveortopediske saker og valgkomiteens innstilling. Innstillingen skal oversendes til NTFs hovedstyre, jf. Reglement for NTFs klagenemnder § 3, pkt. 3.3.
   9. Forslag til innbudte medlemmer og æresmedlemmer.
   
   
3. Møteledelse og referat
   Møteleder velges på generalforsamlingen.
   Det skal skrives referat fra generalforsamlingen. Møteleder utpeker referent etter forslag fra møtedeltakerne.
   
   Referatet skal underskrives av to medlemmer som generalforsamlingen velger, i tillegg til referenten.
   
   Referatet gjøres tilgjengelig for spesialistforeningens medlemmer snarest mulig etter generalforsamlingen og fremlegges også til orientering på neste års generalforsamling.
   
   
4. Valg og stemmegivning
   Kun ordinære medlemmer har stemmerett på generalforsamlingen.
   
   Valg av leder foretas separat og skriftlig og krever 2/3 flertall. Dersom det kun er én kandidat til ledervervet kan valget foregå ved akklamasjon.
   
   Andre valg og avstemninger krever alminnelig flertall og skal skje skriftlig bare dersom 1/3 av de stemmeberettigede medlemmer krever det.
   
   Dersom ikke annet er bestemt skal valg av tillitsvalgte foretas de år det ikke avholdes representantskap. Valget gjelder for to år med umiddelbar virkning.

Ekstraordinær generalforsamling innkalles når
- styret finner det nødvendig, eller
- et flertall av foreningens medlemmer har fremsatt skriftlig og begrunnet krav om dette overfor styret.

Innkalling til møtet må sendes ut med minst 2 ukers varsel, vedlagt dagsorden og saksdokumenter.
En ekstraordinær generalforsamling kan bare behandle saker som er oppført på dagsorden ved innkalling.

Enhver lovlig innkalt ekstraordinær generalforsamling er beslutningsdyktig.

12.1 Fremleggelse av representantskapssakene for medlemmene
Spesialistforeningsstyret skal legge frem sakene som er satt på sakslisten til representantskapet for medlemmene, fortrinnsvis i et medlemsmøte.

12.2 Endringsforslag til eksisterende saker på dagsorden
Under gjennomgangen av saker som er satt på sakslisten til representantskapet, har spesialistforeningens ordinære medlemmer og pensjonistmedlemmer rett til å fremsette endringsforslag og forlange det satt under avstemning. Forslagsstiller kan også kreve at endringsforslaget og stemmetallene meddeles representantskapet ved dets ordfører, før saken behandles i representantskapsmøtet.

12.3 Spesialistforeningens representanter til representantskapet
Spesialistforeningens leder skal møte fra sin spesialistforening. Nestleder er stedfortreder dersom lederen er forhindret.

Dersom både leder og nestleder er hindret fra å møte, kan styret velge hvilket styremedlem som møter i dennes sted. Skriftlig melding om dette må sendes til NTFs sekretariat.

12.4 Fritt mandat og plikt til å avgi beretning
Spesialistforeningen kan ikke gi representanten bundet mandat. En gruppe representanter fra foreningen kan heller ikke med flertallsvedtak binde den enkelte representant i dennes stemmegivning.
Representanten kan imidlertid bli pålagt å fremlegge for representantskapet resultatet fra en avstemning i spesialistforeningen.

Representanten plikter, etter anmodning, å avgi beretning for spesialistforeningen fra representantskapsmøtet, derunder om det standpunkt de har tatt i den enkelte sak.

13.1 Styrets oppgaver
Styret har følgende oppgaver:

1. Lede og ha det økonomiske ansvar for foreningens virksomhet.
   
2. Representere foreningens medlemmer overfor NTF sentralt.
3. (3) Sørge for at opplysninger om styremedlemmer og annen informasjon om foreningen er oppdatert i Enhetsregisteret og at det er foretatt pliktig registrering i eventuelle andre offentlige registre.
4. (4) Kjenne til og rette seg etter rutiner for behandling av personopplysninger i spesialist-foreningen.
   
5. Holde foreningens medlemsregister oppdatert.
   
6. Gjennomføre vedtak som er fattet på generalforsamlingen.
   
7. Uttale seg om bestemte saker innen fastsatte frister, når hovedstyret ber om det.
   
8. Holde NTF sentralt underrettet om aktiviteter som kan ha betydning for NTFs virksomhet sentralt, og generelt bidra til løpende dialog med NTF sentralt.
   
9. Godkjenne og signere spesialistforeningens reviderte årsregnskap med noter og årsberetning.
   
10. Utarbeide forslag til spesialistforeningens budsjett og kontingent for kommende budsjettperiode.
    
11. Behandle innkomne saker fra medlemmer i spesialistforeningen.
    
12. Innkalle til generalforsamling og forberede og gi sin innstilling i de saker som skal behandles på generalforsamlingen.
    
13. I god tid kunngjøre frist for når medlemmene overfor valgkomitéen kan fremme forslag på kandidater til ulike verv som skal velges av generalforsamlingen.
    
14. Avgi årsberetning om sin virksomhet, og legge frem revidert, godkjent og signert regnskap samt forslag til budsjett for kommende budsjettperiode for generalforsamlingen.
    
15. Legge til rette for løpende dialog og informasjonsutveksling med NTFs fag- og etterutdanningsutvalg i forbindelse med utviklingen av NTFs kurstilbud.
    
16. Arrangere minst to medlemsmøter hvert år. Innkalling til møtene med program skal sendes ut minst to uker i forkant. Møtene ledes av spesialistforeningsleder. Det skal føres referat fra møtene og en av møtedeltakerne skal utpekes av spesialistforeningsleder til å være referent.
    
17. Melde fra til NTFs sekretariat om resultatet av alle valg og utnevnelser i spesialistforeningen.
    
18. Oversende til NTFs sekretariat eventuelle forslag fra spesialistforeningens styre/evt. andre organer til saker som ønskes behandlet av representantskapet.
    
19. Fremlegge for medlemmene de saker som skal behandles av representantskapet, fortrinnsvis i møte.
20. Foreslå æresmedlemmer.
    
21. Årlig gi innberetning til NTFs sekretariat om spesialistforeningens virksomhet, og oversende spesialistforeningens signerte årsregnskap til orientering.
    
22. Oppnevne Etterutdanningsutvalget, jf. pkt. 14.

13.2 Styrets sammensetning og valg
Styret består av følgende medlemmer:

1. Leder
   
2. Nestleder
   
3. Sekretær
   
4. Kasserer
   
5. Tre øvrige styremedlemmer

Nestleder er stedfortreder for leder. Dersom et styremedlem får permanent forfall bør styret vurdere om det skal foretas suppleringsvalg på neste ordinære eller ekstraordinær generalforsamling.

Spesialistforeningens styremedlemmer velges på generalforsamlingen av foreningens ordinære medlemmer etter innstilling fra valgkomiteen. Kun ordinære medlemmer kan velges inn i styret.

Styremedlemmene velges for to år om gangen, og tiltrer vervet umiddelbart. Gjenvalg kan finne sted. For å sikre kontinuitet, bør ikke alle styremedlemmene av styret skiftes ut samtidig.

13.3 Styrets arbeid og beslutningsmyndighet
Styret bør tilstrebe å være fulltallig ved sine møter, men er beslutningsdyktig når minst halvparten av styremedlemmene er til stede.

Hvis det ved avstemninger i styret er stemmelikhet, har lederen dobbeltstemme.

Det skal føres referat fra styremøtene.

13.4 Habilitetsregler
For styrets medlemmer gjelder habilitetsreglene i forvaltningsloven § 6 tilsvarende, så langt de passer. Slektskap til en av partene i en sak eller andre særegne forhold som gjør at tilliten til styrets avgjørelse svekkes, kan medføre inhabilitet. Ved vurderingen av om det foreligger andre særegne forhold skal det legges vekt på om avgjørelsen kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for vedkommende styremedlem eller noen som han/hun har nær personlig tilknytning til.

Et medlem av styret kan også selv anmode om å få fratre hvis vedkommende mener seg inhabil.

13.5 Regnskap
Kasserer har ansvar for at foreningens regnskap blir ført.

Regnskapsåret går fra 1.desember til 30.november.

Regnskapet skal gjennomgås av to medlemmer av foreningen som er valgt av generalforsamlingen.
Styregodkjent og signert årsregnskap forelegges generalforsamlingen til orientering og for kommentarer.

13.6 Signaturrett
Spesialistforeningsleder og et annet styremedlem (unntatt kasserer) kan i fellesskap forplikte spesialistforeningen ved sine underskrifter. Styret bestemmer hvilke styremedlemmer som skal ha prokura.

13.7 Ulike styremedlemmers særskilte ansvarsområde
Leder innkaller til og leder foreningens møter, og utarbeider sammen med styret og etterutdanningsutvalget det faglige programmet for medlemsmøtene. Leder representerer spesialistforeningen utad og signerer skriftlig kommunikasjon (digitalt og fysisk).
Nestleder er stedfortreder for leder.

Sekretær holder foreningens medlemsliste oppdatert, er ansvarlig for utsendelse av møteinnkallinger med program, og fører referat fra styremøter og medlemsmøter. Sekretær er også ansvarlig for å arkivere referater fra styre- og medlemsmøter, foreningens korrespondanse eksternt og med NTF sentralt samt foreningens reviderte, styregodkjente og signerte regnskap.

Kasserer har ansvar for at foreningens løpende regnskap blir ført. Ved bruk av ekstern regnskapsfører er kasserer ansvarlig for løpende å oversende alle bilag for regnskapsåret til regnskapsfører. Kasserer skal også innkreve alle foreningens fordringer, herunder medlemskontingent og kursavgifter, og betale fakturaer signert av ansvarlig bestiller. Kasserer skal utarbeide budsjett- og kontingentforslag for kommende budsjettperiode og sørge for at revidert, styregodkjent og signert årsregnskap forelegges for generalforsamlingen og oversendes til orientering til NTF sentralt.

Etterutdanningsutvalget oppnevnes av foreningens styre for en toårsperiode og består av 4 medlemmer: Leder, en representant fra styret i NKF som også er utvalgets sekretær og kasserer, pluss to representanter hvorav en bør være fra et av de odontologiske lærestedene.

Utvalget har ansvaret for gjennomføring av etterutdanningskurs for kjeveortopeder og deres hjelpepersonell. Kursene skal ha begrenset antall deltakere, og skal i prinsippet være selvfinansierende.

Etterutdanningsutvalget skal ha et eget regnskap som er underlagt NKF.

15.1 Valgkomiteens sammensetning og valg
Valgkomitéen består av en leder og to medlemmer. Den velges av generalforsamlingen for to år fra førstkommene årsskifte, i året før valg av nytt styre skal finne sted.

Valgkomiteens medlemmer kan ikke samtidig inneha andre verv i foreningens organer som velges av generalforsamlingen.

Valgkomiteen velges direkte av generalforsamlingen. Ethvert medlem i spesialistforeningen kan foreslå medlemmer til valgkomiteen. Forslagene sendes til styret som skal forelegge dem for generalforsamlingen. Dersom det ikke innkommer forslag på tilstrekkelig antall kandidater er styret forpliktet til å fremsette ytterlige forslag på medlemmer til valgkomiteen.

15.2 Valgkomiteens arbeid og oppgaver
Valgkomiteen skal avgi innstilling til generalforsamlingen på kandidater til alle valg som ifølge vedtektene skal velges av generalforsamlingen.

Ethvert medlem har anledning til overfor valgkomiteen å fremme forslag på kandidater.

Valgkomiteens innstilling skal være begrunnet, og inneholde navn på, og relevante opplysninger om, de kandidater som er innstilt. Innstilte kandidater skal være forespurt og ha akseptert sitt kandidatur. Med innstillingen skal det følger en oversikt over alle innkomne forslag til kandidater i ulike verv.

Valgkomiteens innstilling skal forelegges for styret senest en måned før generalforsamlingen, slik at den kan kunngjøres for medlemmene sammen med generalforsamlingssakene.

Valgkomiteen bør tilstrebe å være fulltallig ved sine møter, men er beslutningsdyktig når minst to medlemmer er til stede. Dersom et medlem av valgkomiteen får permanent forfall bør styret vurdere om det skal foretas suppleringsvalg på neste ordinære eller ekstraordinær generalforsamling. Det skal føres referat fra møtene.

I saker som ikke dekkes av foreningens vedtekter skal NTFs vedtekter gjelde.

Forslag til endring av vedtektene skal behandles av generalforsamlingen. Saker som ønskes behandlet må være meldt til styret senest to måneder før generalforsamlingen.

Styret skal sette forslaget til vedtektsendring på dagsorden til generalforsamlingen vedlagt sin innstilling i saken.

Vedtektsendringer krever 2/3 flertall på generalforsamlingen.

Vedtektsendringer trer i kraft umiddelbart, med mindre generalforsamlingen beslutter et annet ikrafttredelsestidspunkt.

Vedtektsendringer skal forelegges for NTFs hovedstyre, jf. NTFs vedtekter § 19-2.

Oppløsning av foreningen kan vedtas av generalforsamlingen og forutsetter tilslutning fra 2/3 av de tilstedeværende på generalforsamlingen.

Beslutningen må stadfestes på en ekstraordinær generalforsamling tidligst en måned etter at beslutningen er fattet.

For innsending av forslag til styret om oppløsning gjelder de samme frister som er satt for øvrige saker som ønskes behandlet på generalforsamling og ekstraordinær generalforsamling, jf. pkt. 10 og 11.

Styret skal sette forslaget om oppløsning på dagsorden til generalforsamlingen vedlagt sin innstilling i saken.

Ved eventuell oppløsning skal foreningens netto eiendeler tilfalle kollektive tiltak for tannleger som ligger innenfor foreningens formål.