Personvernerklæring for medlemmer, kunder og andre
Behandling av personopplysninger i Rogaland tannlegeforening (RTF)
Last ned pdf av personvernerklæring , 177.3 kB, åpnes i nytt vindu.
Når du er medlem hos oss, tar kontakt med oss, abonnerer på RTF-bulletin eller nyhetsbrev eller melder deg på kurs i regi av NTF/RTF, vil vi behandle personopplysninger om deg. Nedenfor finner du informasjon om hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.
Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er RTF ved Leder Andreas Iversen. Kontaktinformasjonen er: andivers@lyse.net. Organisasjonsnr.: 971 338 784
For spørsmål om personopplysninger kan personvernombud Silje S. Nicolaysen kontaktes på e-post pvo@tannlegeforeningen.no eller telefon 22 54 74 00. Dersom du vil ha mer utfyllende informasjon om hvilke personopplysninger vi har registrert på deg, kontakt personvernombudet.
Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvilken tilknytning du har til oss og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Som fagforening kan vi behandle særlige kategorier personopplysninger om egne medlemmer direkte etter personvernforordningens artikkel 9 nr. 2 bokstav d. Vi samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her:
a. Opplysninger i forbindelse med innmelding. Ved innmelding i NTF må du opplyse om navn, adresse, fødselsnummer, telefonnummer, e- postadresse, arbeidssted (hvis aktuelt) og HPR-nummer. Disse opplysningene brukes til å ivareta dine rettigheter som medlem.
b. Opplysninger mens du er medlem. Når du er i kontakt med oss behandler vi navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen. Behandlingen av personopplysninger skjer for å oppfylle avtalen vår med deg, jf. direktivet art. 6-1 b. Opplysninger om medlemskap i fagforening er en særlig kategori av personopplysninger, som vi som fagforening kan behandle etter art. 9-2 d.
- Klagenemnd. Pasienter vil kunne henvende seg til klagenemnden, og RTFs klagenemnd vil da ved nødvendig behov kunne få kontaktinformasjon og informasjon om tilhørighet til fagforening (NTF) til den enkelte tannlege for å kunne diskutere saken. Opplysningene som videre innhentes fra tannlege og pasient skal behandles konfidensielt og slettes/makuleres så snart saken er avklart.
c. Opplysninger ved avslutning av medlemsforhold. Hvis du melder deg ut av NTF/RTF, blir personopplysningene du oppga ved innmelding eller ved senere oppdatering slettet/anonymisert. Det betyr at informasjonen kan brukes til statistikk uten at du identifiseres. For medlemmer som ved utmeldelse har utestående reskontro, har vi behandlingsgrunnlag for fortsatt oppbevaring av personopplysninger inntil utestående er betalt.
d. Opplysninger om verv i NTF. Når du har verv i NTF sentralt eller i RTF vil din kontaktinformasjon være tilgjengelig på innloggede sider på NTFs nettsted slik at medlemmer kan kontakte deg ved behov. Navnet ditt, hvilken rolle du er valgt til og lokalforeningens generelle e-postadresse vil være tilgjengelig for alle. Personopplysninger om tidligere verv i NTF oppbevares i et historisk arkiv. Som tillitsvalgt behandles det personopplysninger om deg når du sender skjema for reiseregning til kasserer.
e. Opplysninger i forbindelse med kurs. Når du melder deg på kurs i regi av NTF/RTF vil vi uavhengig av om du er medlem eller ikke behandle personopplysninger om deg for å bekrefte kurspåmeldingen, holde oversikt over deltakerlister og for å fakturere kursavgiften. Er du medlem av NTF registreres deltakelsen på profilen din for å holde oversikt over de obligatoriske etterutdanningstimene. Kurskontakten i lokalforeningen vil ha tilgang til hele medlemsregisteret for å kunne administrere kursvirksomheten i sin lokalforening.
f. Opplysninger i forbindelse med abonnement på medlemsbladet RTF-bulletin. Medlemmer får tilsendt RTF-bulletin per post, og i denne sammenheng bruker vi din adresse. Opplysninger i forbindelse med nyhetsbrev på e-post. Medlemmer og abonnenter får tilsendt informasjon fra RTF på e-post. Når vi sender ut informasjon om vår virksomhet benytter vi oss av e-postadressen din.
g. Opplysninger i forbindelse med utsending av blomster til jubilerende medlemmer. I forbindelse med medlemmers bursdager blir det sendt ut blomster til medlemmer som feirer runde tall fra og med 50 år. I den forbindelse blir fødselsdato og adresse delt med blomsterbutikk som kan variere avhengig av bostedsadresse. Dersom medlemmer ønsker å reservere seg for dette kan de ta kontakt med RTF direkte.
h. Facebook. Ved å følge RTF på Facebook og/eller samhandle med innholdet på siden vil din aktivitet registreres i Facebook sitt administrator- og analyseverktøy.
i. Kursholdere. For kursholdere som leies inn av NTF eller RTF behandles personopplysninger for utbetaling av honorar.
Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Medlemskap i fagforening er en særlig kategori personopplysning. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.
NTF bruker databehandlere til å lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. RTF fører ikke egne medlemslister, men bruker NTF sin database for oversikt over hvem som er medlemmer i RTF. All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området eller i land som oppfyller vilkårene som følge av GDPR.
RTF har databehandleravtaler med følgende firmaer som behandler nødvendige personopplysninger:
a. Lura trykkeri og Allservice AS brukes for trykking og distribusjon av RTF-bulletin. Allservice AS får tilsendt medlemmenes adresseliste over kryptert e-post.
b. Deltager.no benyttes for kurspåmelding til RTF sine kurs. Deltager.no behandler opplysninger om navn og medlemsnummer i NTF som brukes for å få registrert tellende kurstimer. Ved betaling direkte i deltager.no blir betalingsopplysninger behandlet for å gjennomføre transaksjonen. Man kan lese mer om deltager.no sine personvernrutiner på https://www.deltager.no/personvern.
c. For regnskapsføring og utsendelse av faktura for kontingent benytter vi Secant AS ved regnskapsfører Merete Helberg. Medlemmenes kontaktopplysninger benyttes til å sende ut faktura på mail og registrere innbetalinger som kommer. Dette gjelder også for foredragsholdere som skal motta honorar.
Bilder fra RTF sine lokale kurs kan publiseres i medlemsbladet RTF-bulletin sammen med referatet fra møtet. Dersom et medlem ønsker å reservere seg mot dette så kan RTF kontaktes direkte.
Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes/anonymiseres når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt.
a. Regnskapsbilag. Som følge av bokføringsloven er vi pålagt å oppbevare regnskapsbilag (utgående faktura for kontingent).
Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.
For å ta i bruk dine rettigheter må du sende en henvendelse til NTF sitt personvernombud på e-post pvo@tannlegeforeningen.no. De vil svare på din henvendelse så fort som mulig, og senest innen 30 dager.
Der behandlingen er basert på samtykke, kan du til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å logge inn på Min side på tannlegeforeningens nettside.
Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan du kontakter Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.
Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre endring i informasjonen du er gitt her. Hvis vi har dine kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på disse endringene. Oppdatert informasjon vil alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.