Vedtekter Norsk Periodontistforening

Foreningens navn er Norsk Periodontistforening (NPF).

Internasjonalt benevnes foreningen: Norwegian Society of Periodontology (NSP).

Foreningen er et eget organ i Den norske tannlegeforening (NTF), jf. NTFs vedtekter § 17.

Spesialistforeningen skal ivareta sine medlemmers interesser i tråd med NTFs formål. Utover dette er foreningens formål å ivareta faglige, sosiale og økonomiske interesser for medlemmene. I tillegg har foreningen som formål å jobbe for utvikling av faget periodonti innen forskning, undervisning og behandling av sykdommer og tilstander rundt tenner og implantater. Foreningen arbeider også for best mulige vilkår for pasienter som er rammet av sykdommer og tilstander rundt tenner og implantater.

Foreningens organisasjonsnummer er 993 773 522.

Medlemmer av spesialistforeningen plikter å rette seg etter NTFs og spesialistforeningens vedtekter, NTFs etiske regler, NTFs regler for obligatorisk etterutdanning og NTFs klagenemndsregler.

Medlemmer av spesialistforeningen plikter på forespørsel å svare på spørsmål som angår sitt forhold til NTF.

Spesialistforeningen har følgende medlemskategorier:

5.1 Ordinære medlemmer
Som ordinære medlemmer av spesialistforeningen opptas ordinære medlemmer av NTF som er godkjente spesialister.

Ordinære medlemmer har stemmerett, forslagsrett og talerett i forenings-anliggender og er valgbare til spesialistforeningens styre.

Ordinære medlemmer har rett til å sette frem forslag til NTFs representantskap og forlange det satt under avstemning og meddelt til representantskapet, jf. NTFs vedtekter § 21-2.

5.2 Pensjonistmedlemmer
Som pensjonistmedlemmer av spesialistforeningen opptas pensjonistmedlemmer av NTF som er godkjente spesialister i periodonti.

Pensjonistmedlemmer har stemmerett, forslagsrett og talerett i foreningsanliggender, men er ikke valgbare til spesialistforeningens styre.

Pensjonistmedlemmer har rett til å sette frem forslag til NTFs representantskap og forlange det satt under avstemning og meddelt til representantskapet, jf. NTFs vedtekter § 21-2.

5.3 Assosierte medlemmer

1. Kandidater under videreutdanning i periodonti kan tas opp som assosierte medlemmer etter skriftlig søknad til styret. Assosiert medlemskap for kandidater under videreutdanning er begrenset til 5 år, men kan forlenges etter begrunnet søknad til styret.
   
2. Medlemmer som er passive medlemmer av NTF kan tas opp som assosierte medlemmer.
   
3. Et pensjonistmedlem kan etter fylte 70 år velge å gå over til å være «assosiert medlem», og fortsatt motta medlemsinformasjon.

Assosierte medlemmer har adgang til spesialistforeningens møter og kurs. De har ikke stemmerett i spesialistforeningsanliggender. Assosierte medlemmer er ikke valgbare til spesialistforeningens styre.
I utvalg eller komiteer som behandler saker av særlig interesse for ulike grupper assosierte medlemmer bør disse være representert.

5.4 Æresmedlemmer
Som æresmedlemmer kan generalforsamlingen utnevne en person som har gjort seg særlig fortjent innen faget periodonti.

Alle medlemmer av NPF kan foreslå kandidater til æresmedlemskap. Forslaget vurderes av styret som sammen med valgkomiteen fatter avgjørelse om hvilke kandidater som skal innstilles som æresmedlem.

Æresmedlem som ikke er godkjente spesialister i periodonti, kan delta på medlems-møtene men har ikke stemmerett og kan heller ikke velges inn i styret.

Bare æresmedlemmer som oppfyller vilkårene for å bli ordinært medlem eller pensjonistmedlem av spesialistforeningen har stemmerett i foreningsanliggender.

Bare æresmedlemmer som oppfyller vilkårene for å bli ordinært medlem er valgbare til verv i foreningen.

Medlemskontingenten fastsettes av generalforsamlingen for en toårsperiode og skal betales av alle ordinære medlemmer. For pensjonistmedlemmer og assosierte medlemmer fatter generalforsamlingen særskilte vedtak om kontingent.

Pensjonistmedlemmer betaler redusert medlemsavgift. Medlemsavgiften inkluderer den til enhver tid gjeldene kostnad for tidsskriftabonnement i European Federation of Periodontology (EFP).

Kandidater under videreutdanning i periodonti betaler samme medlemsavgift som pensjonistmedlemmer. Medlemsavgiften inkluderer den til enhver tid gjeldene kostnad for tidsskriftabonnement i European Federation of Periodontology (EFP).

Æresmedlemmer betaler ikke kontingent.

7.1 Innmelding
Enhver som ønsker å bli medlem av spesialistforeningen må sende skriftlig søknad til foreningens styre om dette.

Medlemskapet gjelder fra innmeldingsdato. Æresmedlemskap gjelder fra dato for vedtak om utnevning som æresmedlem

7.2 Utmelding
Utmelding av spesialistforeningen skjer skriftlig til foreningens styre.

Går et ordinært medlem av NTF over til å bli passivt medlem bortfaller retten til å være ordinært medlem eller pensjonistmedlem av spesialistforeningen. Medlemmet kan etter søknad til foreningens styre overføres til kategorien «assosierte medlemmer».

8.1 Strykning
Unnlater et medlem å betale årets medlemskontingent etter gjentatte purringer, kan foreningens styre treffe vedtak om at vedkommende blir strøket som medlem av spesialistforeningen. Medlemskapet kan gjenopptas etter søknad, når utestående medlemskontingent er betalt.

8.2 Eksklusjon
Dersom et medlem er fratatt sin autorisasjon eller lisens som tannlege, eller viser en oppførsel eller handlemåte som innebærer grove brudd på NTFs vedtekter, NTFs etiske regler, NTFs regler for obligatorisk etterutdanning eller NTFs klagenemndsregler kan NTFs hovedstyre, med 2/3 flertall, ekskludere medlemmet, jf. NTFs vedtekter § 48.

Vilkårene for eksklusjon av NPF sammenfaller med vilkårene for eksklusjon av NTF, jf. NTFs vedtekter § 48.

Styret i NPF kan overfor NTFs hovedstyre innstille på eksklusjon av medlemmer som de mener oppfyller kravene for eksklusjon fra spesialistforeningen. Styret i NPF overlater til hovedstyret i NTF å avgjøre om vilkårene for eksklusjon er oppfylt.

Gjenopptagelse av et ekskludert medlem, vedtas av NTFs hovedstyre med 2/3 flertall, og av styret i NPF.

Spesialistforeningen har følgende organer og tillitsverv:

1. Generalforsamling (GF)
   
2. Styre
   
3. To medlemmer som skal revidere årsregnskapet før det sendes styret til godkjennelse
   
4. Valgkomité

10.1 Generalforsamlingens rolle og beslutningsmyndighet
Generalforsamlingen er spesialistforeningens høyeste organ.

Generalforsamlingen er beslutningsdyktig når den er lovlig innkalt. Medlemmene kan gi styret fullmakt til å stemme på sine vegne ved uteblivelse.

10.2 Generalforsamlingens oppgaver
Generalforsamlingen har følgende oppgaver:

1. Gjennomgå styrets signerte toårlige beretning.
   
2. Kommentere foreningens styregodkjente og signerte årsregnskap med noter.
   
3. Fastsette medlemskontingent for kommende to år.
   
4. Godkjenne styrets budsjettforslag for kommende budsjettperiode.
   
5. Velge:
   • Styret
   • To medlemmer som skal revidere årsregnskapet
   
6. Utnevne eventuelle æresmedlemmer
   
7. Behandle andre saker som fremgår av dagsorden.
   
8. Behandle representantskapssaker tilsendt fra NTFs hovedstyre, dersom disse ikke gjennomgås i et eget medlemsmøte eller på annen måte.
   

10.3 Innkalling og gjennomføring av generalforsamlingen

1. Tidspunkt for generalforsamling
   Ordinær generalforsamling avholdes hvert annet år, senest 1. november.
   
   
2. Innkalling til generalforsamling, innmelding av saker og utsending av saksliste
   Ethvert medlem av spesialistforeningen kan legge frem saker for behandling på generalforsamlingen.
   
   Styret skal skriftlig varsle medlemmene om dato for møtet og frist for innlevering av saker som ønskes behandlet senest 2 måneder før generalforsamlingen.
   
   Styret skal forberede og gi sin innstilling i alle saker som skal behandles på generalforsamlingen.
   
   Styret innkaller til generalforsamling. Møteinnkallingen må være sendt medlemmene minst 2 uker før møtet.
   
   Følgende skal være vedlagt møteinnkallingen:
   1. Dagsorden.
   2. Referat fra forrige generalforsamling.
   3. Styrets signerte to-årlige beretning
   4. Styregodkjent og signert regnskap for foregående år.
   5. Forslag til budsjett for kommende styreperiode.
   6. Forslag til kontingent for kommende styreperiode.
   7. Beskrivelse av generalforsamlingssakene med styrets innstilling.
   8. Innkomne forslag på kandidater til ulike tillitsverv, samt valgkomiteens innstilling.
   9. Forslag til æresmedlemmer.
   
   
3. Møteledelse og referat
   Spesialistforeningsleder leder generalforsamlingsmøtet. Nestleder er leders stedfortreder.
   
   Det skal skrives referat fra generalforsamlingen. Ved møtets åpning utpeker møteleder referent etter forslag fra møtedeltakerne.
   
   Referatet skal underskrives av to medlemmer som generalforsamlingen velger, i tillegg til referenten.
   
   Referatet gjøres tilgjengelig for spesialistforeningens medlemmer snarest mulig etter generalforsamlingen og fremlegges også til orientering på neste års generalforsamling.
   
   
4. Valg og stemmegivning
   Kun ordinære medlemmer og pensjonistmedlemmer har stemmerett på generalforsamlingen.
   
   Alle valg og avstemninger avgjøres ved alminnelig flertall, når ikke annet er bestemt i vedtektene.
   
   Valg og avstemninger skal skje skriftlig bare dersom 1/3 av de stemmeberettigete krever det, med mindre annet er bestemt i vedtektene.
   
   Valg av tillitsvalgte foretas de år det ikke avholdes representantskap. Valget gjelder for to år og gjelder umiddelbart.

Ekstraordinær generalforsamling innkalles når:

• styret evt. 2/3 av styret, finner det nødvendig.
  
• et flertall av foreningens medlemmer har fremsatt skriftlig og begrunnet krav om dette overfor styret.
  

Innkalling til møtet må sendes ut med minst 2 ukers varsel, vedlagt dagsorden og saksdokumenter.

En ekstraordinær generalforsamling kan bare behandle saker som er oppført på dagsorden ved innkalling.

Enhver lovlig innkalt ekstraordinær generalforsamling er beslutningsdyktig.

12.1 Fremleggelse av representantskapssakene for medlemmene
Spesialistforeningsstyret skal legge frem sakene som er satt på sakslisten til representantskapet for medlemmene, fortrinnsvis i et medlemsmøte. Eventuelt kan sakene presenteres for medlemmene via epost, med mulighet for å komme med tilbakemeldinger til styret vedr. evt. endringsforslag.

12.2 Endringsforslag til eksisterende saker på dagsorden
Under gjennomgangen av saker som er satt på sakslisten til representantskapet, har spesialistforeningens ordinære medlemmer og pensjonistmedlemmer rett til å fremsette endringsforslag og forlange det satt under avstemning. Forslagsstiller kan også kreve at endringsforslaget og stemmetallene meddeles representantskapet ved dets ordfører, før saken behandles i representantskapsmøtet.

12.3 Spesialistforeningens representanter til representantskapet
Styreleder skal være spesialistforeningens representant på representantskapsmøtet. Nestleder er leders stedfortreder.

Dersom både leder og nestleder er hindret fra å møte, kan styret velge hvilket styremedlem som møter i dennes sted. Skriftlig melding om dette må sendes til NTFs sekretariat.

12.4 Fritt mandat og plikt til å avgi beretning
Spesialistforeningen kan ikke gi representanten bundet mandat. En gruppe representanter fra foreningen kan heller ikke med flertallsvedtak binde den enkelte representant i dennes stemmegivning.

Representanten kan imidlertid bli pålagt å fremlegge for representantskapet resultatet fra en avstemning i spesialistforeningen. Representanten plikter, etter anmodning, å avgi beretning for spesialistforeningen fra representantskapsmøtet, derunder om det standpunkt de har tatt i den enkelte sak.

13.1 Styrets oppgaver
Styret har følgende oppgaver:

1. Lede og ha det økonomiske ansvar for foreningens virksomhet.
   
2. Representere foreningens medlemmer overfor NTF sentralt.
   
3. Sørge for at opplysninger om styremedlemmer og annen informasjon om foreningen er oppdatert i Enhetsregisteret og at det er foretatt pliktig registrering i eventuelle andre offentlige registre.
   
4. Å kjenne til og rette seg etter rutiner for behandling av personopplysninger i spesialistforeningen, herunder signere dokumentet «Taushetserklæring for tillitsvalgte i Norsk Periodontistforening»
   
5. Holde foreningens medlemsregister oppdatert.
   
6. Gjennomføre vedtak som er fattet på generalforsamlingen.
   
7. Uttale seg om bestemte saker innen fastsatte frister, når hovedstyret ber om det.
   
8. Holde NTF sentralt underrettet om aktiviteter som kan ha betydning for NTFs virksomhet sentralt, og generelt bidra til løpende dialog med NTF sentralt.
   
9. Godkjenne og signere spesialistforeningens reviderte årsregnskap med noter og årsberetning.
   
10. Utarbeide forslag til spesialistforeningens kontingent for kommende styreperiode.
    
11. Behandle innkomne saker fra medlemmer i spesialistforeningen.
    
12. Innkalle til generalforsamling og forberede og gi sin innstilling i de saker som skal behandles på generalforsamlingen.
13. I god tid kunngjøre frist for når medlemmene overfor valgkomitéen kan fremme forslag på kandidater til ulike verv som skal velges av generalforsamlingen.
    
14. Avgi toårig beretning om sin virksomhet, og legge frem revidert, godkjent og signert regnskap.
    
15. Utarbeide og legge frem budsjett for kommende toårige styreperiode.
    
16. Legge til rette for løpende dialog og informasjonsutveksling med NTFs fag- og etterutdanningsutvalg i forbindelse med utviklingen av NTFs kurstilbud.
    
17. Arrangere medlemsmøter. Innkalling til medlemsmøter med program skal sendes ut minst 8 uker i forkant. Møtene ledes av spesialistforeningsleder. Det skal føres referat fra møtene og en av møtedeltakerne skal utpekes av spesialistforeningsleder til å være referent.
    
18. Melde fra til NTFs sekretariat om resultatet av alle valg og utnevnelser i spesialistforeningen.
    
19. Oversende til NTFs sekretariat eventuelle forslag fra spesialistforeningens styre/evt. andre organer til saker som ønskes behandlet av representantskapet.
    
20. Fremlegge for medlemmene de saker som skal behandles av representantskapet, fortrinnsvis i møte.
    
21. Foreslå æresmedlemmer.
    
22. Fordele følgende oppgaver: Tildeling av NPF’s hederstegn.
    

NPF´s hederstegn kan tildeles et medlem som har gjort en betydelig innsats for foreningen. Denne innsatsen kan være organisatorisk, politisk eller faglig. Det til enhver tid sittende styret har mandat til å, sammen med valgkomitéen, tildele NPF´s hederstegn etter de retningslinjene som er vedtatt for tildeling av dette. Medlemmer av det sittende styret kan ikke motta hederstegn.

13.2 Styrets sammensetning og valg
Spesialistforeningen ledes av et styre som består av følgende 5 medlemmer:

1. Leder
   
2. Nestleder
   
3. Sekretær
   
4. Kasserer
   
5. Øvrige styremedlemmer: NPF sin representant i European Federation of Periodontology (EFP), en rolle som tildeles siste avgåtte styreleder.

Nestleder er stedfortreder for leder. For de øvrige valgte styremedlemmene velges 1 varamedlem. Varamedlemmet trer inn som fast medlem ved permanent forfall.

Spesialistforeningens styremedlemmer velges på generalforsamlingen av foreningens ordinære medlemmer og pensjonistmedlemmer etter innstilling fra valgkomiteen. Kun ordinære medlemmer kan velges inn i styret. Valgene gjelder for to år av gangen, og gjelder umiddelbart.
Valg foregår skriftlig dersom det er flere enn en kandidat til vervet.

13.3 Styrets arbeid og beslutningsmyndighet
Styret bør tilstrebe å være fulltallig ved sine møter, men er beslutningsdyktig når minst halvparten av styremedlemmene er til stede.

Styrets beslutninger treffes ved alminnelig flertall.

Det skal føres referat fra styremøtene.

13.4 Habilitetsregler
For styrets medlemmer gjelder habilitetsreglene i forvaltningsloven § 6 tilsvarende, så langt de passer. Slektskap til en av partene i en sak eller andre særegne forhold som gjør at tilliten til styrets avgjørelse svekkes, kan medføre inhabilitet. Ved vurderingen av om det foreligger andre særegne forhold skal det legges vekt på om avgjørelsen kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for vedkommende styremedlem eller noen som han/hun har nær personlig tilknytning til. Et medlem av styret kan også selv anmode om å få fratre hvis vedkommende mener seg inhabil. Hvis et medlem fratrer, trer et varamedlem inn i vedkommende medlems sted.

13.5 Regnskap
Regnskap føres av autorisert regnskapsfører med påfølgende internrevisjon av to av foreningens medlemmer. Disse to medlemmene velges på generalforsamlingen for to år av gangen.

Kasserer samarbeider med regnskapsfører om innsamling av informasjon / bilag til regnskapet.
Regnskapsåret følger kalenderåret.

Revidert årsregnskap skal styrebehandles når internrevisjonen er avsluttet og må være godkjent og signert senest innen 30. juni.

Styregodkjent og signert årsregnskap forelegges generalforsamlingen til orientering og for kommentarer.

13.6 Signaturrett
Spesialistforeningsleder, evt. stedfortreder og et annet styremedlem (som ikke er kasserer) kan i fellesskap forplikte spesialistforeningen ved sine underskrifter.
Styret bestemmer hvilke styremedlemmer som skal ha prokura.

13.7 Ulike styremedlemmers særskilte ansvarsområde
Leder innkaller til og leder foreningens møter, og utarbeider sammen med styret det faglige programmet for medlemsmøtene. Leder representerer spesialistforeningen utad og signerer skriftlig kommunikasjon (digital og fysisk).

Nestleder er stedfortreder for leder.

Sekretær holder foreningens medlemsliste oppdatert, er ansvarlig for utsendelse av møteinnkallinger med program, og fører referat fra styremøter og medlemsmøter. Sekretær er også ansvarlig for å arkivere referater fra styre- og medlemsmøter, foreningens korrespondanse eksternt og med NTF sentralt samt foreningens reviderte og styregodkjente regnskap.

Kasserer oversender løpende bilag til ekstern regnskapsfører. Kasserer skal også innkreve alle foreningens fordringer, herunder medlemskontingent og kursavgifter, og betale fakturaer signert av ansvarlig bestiller. Kasserer skal utarbeide budsjett- og kontingentforslag for kommende budsjettperiode og sørge for at revidert, styregodkjent og signert årsregnskap forelegges for generalforsamlingen

EFP representanten har ansvar for å holde styret oppdatert mht. EFP-saker, og skal sammen med styreleder delta på generalforsamlinger i EFP. Ved generalforsamlinger i EFP er det EFP representanten som avgir stemme på vegne av NPF.

14.1 Valgkomiteens sammensetning
Valgkomiteen består av de avtroppende ledere i de siste tre styrene. Leder i det eldste styret skal fungere som leder av komiteen. Ved forfall skal nestleder i angjeldende styre tre inn. Et aktivt styremedlem kan ikke være medlem i valgkomiteen.

14.2 Valgkomiteens arbeid og oppgaver
Valgkomiteen skal avgi innstilling til generalforsamlingen på kandidater til alle valg som ifølge vedtektene skal velges av generalforsamlingen.

Ethvert medlem kan overfor valgkomitéen fremme forslag på styremedlemmer innen en på forhånd fastsatt frist. Spesialistforeningens styre skal i god tid kunngjøre fristen for medlemmene.

Valgkomiteens innstilling skal være begrunnet, og inneholde navn på, og relevante opplysninger om, de kandidater som er innstilt. Innstilte kandidater skal være forespurt og ha akseptert sitt kandidatur. Med innstillingen skal det følger en oversikt over alle innkomne forslag til kandidater i ulike verv.

Valgkomiteens innstilling skal forelegges for styret senest én måned før generalforsamlingen, slik at den kan kunngjøres for medlemmene sammen med generalforsamlingssakene.

Valgkomiteen bør tilstrebe å være fulltallig ved sine møter, men er beslutningsdyktig når tre medlemmer er til stede. Det skal føres referat fra møtene.

I saker som ikke dekkes av foreningens vedtekter skal NTFs vedtekter gjelde.

Forslag til endring av vedtektene skal behandles av generalforsamlingen. Forslaget må sendes styret senest 8 uker før generalforsamlingen.

Styret skal sette forslaget til vedtektsendring på dagsorden til generalforsamlingen vedlagt sin innstilling i saken.

Vedtektsendringer krever alminnelig flertall på generalforsamlingen.

Vedtektsendringer trer i kraft umiddelbart, med mindre generalforsamlingen beslutter et annet ikrafttredelsestidspunkt.

Vedtektsendringer skal forelegges for NTFs hovedstyre, jf. NTFs vedtekter § 19-2.

Oppløsning av foreningen kan vedtas av generalforsamlingen og forutsetter 2/3 flertall av de tilstedeværende på generalforsamlingen.

Beslutningen må stadfestes på en ekstraordinær generalforsamling tidligst en måned etter at beslutningen er fattet.

For innsending av forslag til styret om oppløsning gjelder de samme frister som er satt for øvrige saker som ønskes behandlet på generalforsamling og ekstraordinær generalforsamling, jf. pkt. 10 og 11.

Styret skal sette forslaget om oppløsning på dagsorden til generalforsamlingen vedlagt sin innstilling i saken.