Arbeidsrutiner for NTFs hovedstyre

Formålet med dette dokumentet er å gi en beskrivelse av praktiske sider ved hovedstyrets arbeid og saksbehandling.

Denne beskrivelsen av hovedstyrets arbeidsrutiner utfyller bestemmelser som gjelder hovedstyret i NTFs vedtekter. Ved eventuell motstrid mellom dette dokumentet og vedtektene, går vedtektene foran.

Hovedstyret leder og har det økonomiske ansvaret for foreningens virksomhet og representerer foreningens medlemmer utad.

Hovedstyret har et særskilt ansvar for å ivareta foreningen som helhet og skal koordinere enkeltorganenes virksomhet for å sikre at medlemmenes fellesinteresser blir tilbørlig ivaretatt i forhold til særinteressene til avgrensede medlemsgrupper.

Alle hovedstyremedlemmer har det samme ansvar for å ivareta NTF som helhet og bidra til at foreningens fellesinteresser blir tilbørlig ivaretatt ift. særinteressene.

Hovedstyrets konkrete oppgaver er beskrevet nærmere i vedtektene § 16.

3.1 Formål med styremøter
Hovedstyret må foreta vurderinger og fatte beslutninger i tråd med sine oppgaver og sitt særskilte ansvar for å ivareta foreningen som helhet. Hovedstyret er etter NTFs vedtekter forpliktet til å ta standpunkt til enhver sak på det tidspunkt en avgjørelse er nødvendig. Hovedstyrets skal også tolke NTFs vedtekter og bestemmelser. Styrets tolkning kan kun overprøves av representantskapet.

Formålet med hovedstyrets møter er å være et forum for diskusjon og et sted der beslutninger fattes og følges opp.

3.2 Møteplan
Hovedstyrets møteplan fastsettes av generalsekretæren i samråd med presidenten for hele styreperioden.
Eventuelle endringer i møteplanen skal varsles hovedstyrets medlemmer i god tid før det aktuelle møtet.

3.3 Innkalling og forfall
NTFs generalsekretær eller den han bemyndiger kaller inn til hovedstyremøter senest tre uker før møtet skal finne sted.

Hovedstyrets medlemmer må melde fra om eventuelt forfall så tidlig som mulig.

Varamedlem trer kun inn som fast medlem ved permanent forfall, jf. vedtektene § 13. Nestlederne for Sentralt forhandlingsutvalg og Sentralt næringsutvalg er personlige varamedlemmer og møter dersom lederne for disse utvalgene har forfall.

3.4 Annen møtedeltakelse
Ansatte i sekretariatet kan delta på hovedstyrets møter etter forutgående avklaring med generalsekretæren.

Representanter for NTFs faste utvalg, råd og komiteer kan inviteres til styremøter etter presidentens eller generalsekretærens beslutning.

Hovedstyret kan også tillate at andre personer deltar på styremøtene som observatører.

3.5 Saksforberedelse
Generalsekretæren setter opp saksliste til møtet i samråd med presidenten. NTFs sekretariat utarbeider saksfremlegg til den enkelte sak med forslag til vedtak.

Endelig saksliste og saksfremlegg gjøres tilgjengelig senest én uke før møtet, slik at møtedeltakerne kan sette seg inn i dokumentene i forkant av møtet.

3.6 Møteledelse, beslutningsdyktighet og habilitet
Hovedstyret skal foreta formell saksbehandling og fatte vedtak i henhold til fastsatt dagsorden. Presidenten leder hovedstyrets møter.

Etter at den formelle del av møtet er avsluttet kan det settes av tid til orienteringer og diskusjoner om andre relevante saker.

Hovedstyret er beslutningsdyktig når minst halvparten av dets medlemmer er til stede i møtet, eller avgir stemme hvis saken behandles på annen måte, jf. vedtektene § 15.

Det er det enkelte hovedstyremedlems ansvar å melde fra om eventuelle interesser eller andre forhold som kan ha betydning for deres habilitet i enkeltsaker, jf. NTFs habilitetsregler for tillitsvalgte og ansatte i Den norske tannlegeforening.

Ved behandling av saker som berører ansatte i sekretariatet, eller saker som inneholder andre konfidensielle opplysninger, kan hovedstyret beslutte å gjennomføre møtet uten andre møtedeltakere eller observatører til stede. Den del av protokollen som omfatter den aktuelle saken, kan unntas fra innsyn.

3.7 Protokoll
Det skal føres protokoll fra hovedstyremøtene, med unntak av mer uformelle orienteringer og diskusjoner som ikke er en del av den formelle saksbehandlingen, jf. pkt. 3.6 andre avsnitt.

Vedtak skal formuleres og godkjennes i møtet.

Eventuell dissens skal protokolleres dersom den/de som er i mindretall, krever det. Både stemmetallet og mindretallets syn/begrunnelse for sitt syn skal protokolleres dersom dette kreves. Slikt krav om protokolltilførsel skal fremsettes og godkjennes i møtet.

Protokollen skal distribueres snarest mulig for endelig godkjenning og signering.

Protokoller fra hovedstyrets møter skal gjøres tilgjengelige for foreningens medlemmer og tillitsvalgte, med unntak for saker som er unntatt fra innsyn, jf. pkt. 3.6 siste avsnitt.

3.8 Ekstraordinære styremøter
Presidenten kan, i samråd med generalsekretæren, innkalle til ekstraordinært styremøte.

Presidenten skal tilstrebe at alle hovedstyremedlemmer har anledning til å delta før tidspunkt for ekstraordinært styremøte fastsettes. Ved ekstraordinære styremøter skal det som utgangspunkt benyttes digitale kanaler, f.eks. videokonferanse eller epostbehandling.

Et ekstraordinært styremøte må innkalles med minimum én dags frist.

3.9 Digitale statusmøter

Statusmøter er digitale informasjonsmøter uten formell saksbehandling. Møtene skal fremgå av møteplanen. Det føres ikke protokoll fra statusmøtene.

Dersom hovedstyret må fatte beslutninger i tråd med sine oppgaver og sitt ansvar som ikke kan vente til et ordinært møte, skal det kalles inn til et ekstraordinært styremøte jf. 3.8.

Hovedstyrets varamedlemmer inviteres til statusmøtene. Sekretariatet deltar etter behov, i samråd med generalsekretæren.

4.1. Underliggende utvalg og faste råd og komiteer
Hovedstyrets underliggende utvalg er NTFs sentrale forhandlingsutvalg, NTFs sentrale næringsutvalg og NTFs fag- og etterutdanningsutvalg. Disse utvalgene har fått delegert oppgaver fra hovedstyret og/eller er rådgivende organer for hovedstyret.

NTFs faste råd og komiteer er Etikkrådet, Kontrollkomiteen, Valgkomiteen og Redaksjonskomiteen.

4.2 Involvering og høring
Hovedstyret skal, med bistand fra NTFs administrasjon, sørge for at alle NTFs faste utvalg, råd og komiteer involveres i aktiviteter som er av særlig interesse for deres arbeid.

Hovedstyret er også forpliktet til å sørge for at NTFs sentrale forhandlingsutvalg og NTFs sentrale næringsutvalg høres i saker som gjelder hhv. offentlig og privat sektor.

Hovedstyret skal, med bistand fra NTFs administrasjon, sørge for at alle NTFs lokal- og spesialistforeninger og NTF Student involveres i aktiviteter som er av særlig interesse for deres arbeid.

I den forbindelse skal hovedstyret sørge for at disse foreningene orienteres om alle saker som særskilt angår deres medlemmer og/eller som kan påvirke foreningenes arbeid. Hovedstyret skal også sikre at disse foreningene får mulighet til å uttale seg om slike saker før de behandles videre i NTF.

Presidenten skal fordele ansvar for å opprettholde kontakt mellom hovedstyret og de ulike lokal- og spesialistforeningene, NTF Student og NTFs ulike utvalg, råd, nemder og komiteer i styreperioden.

6.1 Ledermøtet
Ledermøtet er et forum for kommunikasjon mellom lederne av de lokale og sentrale foreningsleddene, som vanligvis arrangeres de år det ikke er representantskapsmøte. Ledermøtet kan treffe vedtak som er veiledende for hovedstyret i dets arbeid.

Ledermøtet har følgende deltakere:
• NTFs hovedstyre
• Ledere for NTFs lokal- og spesialistforeninger
• Leder for NTF Student
• Leder for NTFs fag- og etterutdanningsutvalg
• Leder for NTFs etikkråd
• Leder for NTFs kontrollkomité
• Leder for NTFs valgkomité
• Leder for NTFs redaksjonskomité
• Representantskapets ordfører
• Ansatte i sekretariatet etter avtale med generalsekretæren.

6.2 Forum for tillitsvalgte
Forum for tillitsvalgte er et politisk verksted som vanligvis arrangeres årlig, og hvor hovedstyret møter representanter fra NTFs ulike organer. Det treffes ikke vedtak på Forum for tillitsvalgte.

Forumet består av de samme personene som deltar på Ledermøtet, jf. pkt. 6.1. I tillegg inviteres én representant fra hver lokalforening, slik at alle lokalforeninger deltar med en representant fra privat sektor og en fra offentlig sektor.

6.3 Innkalling til Ledermøtet og Forum for tillitsvalgte
NTFs generalsekretær eller den han bemyndiger kaller inn til Ledermøtet/Forum for tillitsvalgte senest 6 uker før møtet.

Dagsorden og informasjon om saker som skal diskuteres på møtene, sendes til deltakerne i så god tid som mulig og senest 2 uker før møtet.

Det bør avsettes tid til diskusjon av temaer som enten er spilt inn av de ulike organene i forkant eller som tas opp av dem på møtet.

7.1 Saksforberedelse
Saksgang og saksbehandling før representantskapsmøtet fremgår av vedtektenes § 9.

Hovedstyret beslutter når det skal innkalles til representantskapsmøter, avgir innstilling i de saker som skal behandles av representantskapet og fremsetter selv forslag for representantskapet når det er påkrevet, jf. vedtektene § 16 pkt. 15 og 16.

Dagsorden og alle saker som skal fremlegges for representantskapet skal være ferdig behandlet av hovedstyret senest i siste møte før møteinnkalling med foreskrevne vedlegg skal sendes til medlemmene, dvs. minst seks uker før møtet og senest 15. oktober i de årene det avholdes representantskapsmøte.

7.2 Involvering av ordførerkollegiet
Hovedstyret skal holde ordfører og varaordfører informert om sitt arbeid og hvordan representantskapsvedtak føres ut i praksis, jf. vedtektene § 16 pkt. 17.

Ordførerkollegiet skal inviteres til å delta i de hovedstyremøter der dagsordenen til representantskapet behandles.

Endringer i denne beskrivelsen av hovedstyrets arbeidsrutiner kan gjøres av NTFs hovedstyre.